Vrijwilligers vinden voor de kantine: zo krijg je meer handen achter de bar

Waarom een algemene oproep zelden werkt

Een oproep aan "iedereen" voelt voor niemand als een vraag aan hem of haar. Mensen denken: er zijn vast anderen die meer tijd hebben. Daarnaast is de vraag vaak te groot en te vaag. "Kantinevrijwilliger worden" klinkt als elke week, het hele seizoen, met de kassa erbij. Daar zegt bijna niemand spontaan ja tegen.

Wil je meer handen, maak de vraag dan kleiner, concreter en persoonlijker.

1.Vraag persoonlijk

Dit is de belangrijkste tip. Spreek mensen aan langs de lijn, bij de koffie of na een training: "Zou jij op zaterdag 8 november van 9:00 tot 12:00 achter de bar willen staan? Je staat samen met Petra, zij weet hoe alles werkt." Een concrete vraag aan één persoon krijgt veel vaker een ja dan tien berichten in de groepsapp.

Laat niet alleen de coördinator vragen. Trainers, teammanagers en vaste barmensen kennen ouders en leden vaak beter. Vraag hen om elk één of twee mensen te benaderen.

2.Maak de taak klein en duidelijk

Knip het werk op in behapbare stukken, met een begin- en eindtijd. Denk aan:

• een ochtenddienst van 3 uur;
• alleen koffie en thee bij de jeugdwedstrijden;
• de afsluitronde na de laatste wedstrijd;
• één keer per maand de voorraad aanvullen.

Hoe kleiner de taak, hoe lager de drempel. Wie één keer een fijne dienst heeft gedraaid, komt vaak vanzelf terug. In het stappenplan kantinediensten organiseren lees je hoe je vaste tijdsblokken opzet.

3.Kijk verder dan de ouders

Ouders van jeugdleden zijn de logische eerste groep, maar zeker niet de enige. Denk ook aan:

• Grootouders. Veel opa's en oma's staan toch al langs de lijn en vinden het gezellig om iets te doen.
• Senioren en veteranen. Ze kennen de club en vaak ook de kantine.
• Oud-leden en oud-ouders. Wie jaren betrokken was, helpt soms graag nog af en toe, als het maar niet elke week hoeft.
• Oudere jeugdleden. Ze kunnen helpen met bijvoorbeeld fris en snoep, samen met een volwassene. Alcohol schenken ze niet.
• Mensen uit het dorp of de wijk. Sommige mensen zoeken vrijwilligerswerk zonder zelf te sporten. Een vacature bij de vrijwilligerscentrale of in de dorpskrant kan goed werken.

4.Zorg voor een goede eerste dienst

De eerste keer bepaalt of iemand terugkomt. Laat een nieuwe vrijwilliger nooit alleen beginnen, maar zet hem of haar naast iemand die het al kent. Hang een korte instructiekaart achter de bar: openen, kassa, koffieapparaat, afsluiten en wie je belt bij een probleem. Eén A4 haalt veel spanning weg.

5.Maak inschrijven makkelijk

Wie eerst drie mailtjes moet sturen om te horen wanneer hij kan helpen, haakt af. Zorg voor één overzicht met open diensten, waar mensen zelf een tijd kiezen. Een eenvoudige spreadsheet werkt prima, bijvoorbeeld ons gratis kantinerooster in Excel. Belangrijk is dat er maar één actuele versie is.

6.Laat merken dat het gewaardeerd wordt

Waardering kost weinig en levert veel op. Een bedankje in de groepsapp na de dienst, een kop koffie of drankje van de club, een vrijwilligersavond aan het eind van het seizoen. Vertel ook waarom het ertoe doet: de opbrengst van de kantine helpt de contributie betaalbaar te houden en betaalt mee aan materiaal en onderhoud.

7.Bouw een vaste groep invallers

Naast iedereen die af en toe een dienst draait, heb je een paar mensen nodig die bijspringen als het misgaat. Vraag een handvol mensen of je ze mag bellen bij een gat in het rooster. Ze hoeven niets vast te zeggen, maar je weet wie je kunt benaderen. Wat je doet als iemand toch niet komt, lees je in ouders komen niet opdagen voor de kantinedienst.

Verplichte diensten of vrijwillig?

Veel clubs combineren beide: elk lid of elke ouder draait een paar diensten per seizoen, en daarnaast is er een groep vrijwilligers die vaker helpt. Hoe dat per sport gaat, lees je bijvoorbeeld bij kantinediensten bij een voetbalclub en bardiensten bij een tennisclub. Kies wat bij jullie club past, en leg het vooraf duidelijk vast.

Veelgestelde vragen