Gratis kantinerooster in Excel voor je sportclub

Wat zit er in het sjabloon?

• Rooster: één regel per dienst. De dag, het aantal plekken en de status vullen zich vanzelf: ✓ rond, ◐ nog open of ○ leeg. Kleur én symbool, dus ook zwart-wit geprint duidelijk.
• Lichtingen: per lichting het aantal diensten, hoeveel plekken al een naam hebben en wat nog open staat, plus de eerstvolgende dienst.
• Overzicht: per speeldag wat er nog open is, en bovenaan de eerstvolgende speeldag. Zo zie je halverwege de week of zaterdag rond is.
• Instellingen: je clubnaam, het seizoen, je eigen tijdsblokken en het standaard aantal plekken. De keuzelijsten in het rooster komen hiervandaan.
• Uitleg: in gewone taal, met tips over delen, ruilen en privacy.

Er staan geen formules die je moet begrijpen en geen macro's. Er is plek voor 500 diensten, 40 lichtingen, 10 tijdsblokken en 4 namen per dienst.

Zo vul je het kantinerooster in

1. Instellingen. Typ je clubnaam en het seizoen. Zet je tijdsblokken erin, bijvoorbeeld 8:30 – 11:30, 11:30 – 14:30 en 14:30 – 17:30. Kies het standaard aantal plekken per dienst.
2. Lichtingen. Zet elke lichting of elk team erin, met de coördinator. Een voornaam is genoeg.
3. Rooster. Zet per dienst een regel neer: datum, tijdsblok en lichting. Wil je de diensten per lichting eerlijk verdelen, kijk dan op het blad Lichtingen hoeveel elke lichting er al heeft.
4. Namen. Laat de lichting zelf haar namen invullen, of vul ze in zodra de coördinator ze doorgeeft.
5. Delen. Filter op een datum of lichting en sla het op als PDF. Die deel je in de groepsapp.

Tijdsblokken en bezetting kiezen

• Veel clubs werken met blokken van ongeveer drie uur. Korter is makkelijker te vullen, maar geeft meer wissels achter de bar.
• Twee mensen per blok is een gangbaar begin. Op drukke momenten, zoals een toernooi, zet je bij die dienst een hoger aantal.
• Houd de tijden het hele seizoen gelijk. Vaste tijden zijn makkelijk te onthouden en maken het rooster rustiger.
• Laat één lichting een blok helemaal vullen. Dan weet iedereen wie er aan zet is, en spreken ouders elkaar aan in hun eigen groepsapp.

Het rooster delen: printen, PDF of groepsapp

• Filter in het blad Rooster op de speeldag of de lichting en kies Afdrukken of Opslaan als PDF. Het rooster past op A4 liggend, met de kop op elke pagina.
• Zet de datum in de bestandsnaam als je een nieuwe versie deelt, bijvoorbeeld kantinerooster-12-okt.pdf. Dan is het voor iedereen duidelijk welke lijst de goede is.
• Gebruik je Google Sheets? Importeer het bestand via Bestand › Importeren en deel een link waarmee anderen alleen kunnen kijken. Dan zien ouders altijd de laatste versie. Kijk na het importeren wel even of alles goed is meegekomen.
• Zet geen telefoonnummers of adressen in een rooster dat rondgaat. Voornaam en lichting zijn genoeg.

Ruilen en gaten opvullen

• Spreek af dat ruilen via de coördinator van de lichting loopt. Die past de naam aan en deelt het rooster opnieuw.
• Kijk halverwege de week op het blad Overzicht. Staat er bij de eerstvolgende speeldag nog iets open, stuur dan één gericht bericht in de groepsapp van die lichting.
• Een regel met ◐ of ○ zie je direct in het rooster. Filter op de status om alleen de open diensten te zien.

Wanneer is Excel niet meer genoeg?

Een goed Excel-rooster brengt je een heel eind. Toch zijn er momenten waarop het gaat knellen:

• Er gaan meerdere versies rond en niemand weet meer welke de goede is.
• Ruilen gaat via privéappjes, en de coördinator is vooral berichten aan het doorgeven.
• Je merkt pas op zaterdagochtend dat er iemand ontbreekt.
• Eén vrijwilliger houdt het bestand bij, en als die stopt, stopt het rooster ook.

Dan kan Kantini helpen. Elke lichting krijgt een eigen link voor de groepsapp. Ouders kiezen zelf een dienst met alleen hun naam, zonder app of account, en zetten hem met één tik in hun agenda. Ruilen gaat via de ruilhoek, en de coördinator ziet dinsdag al wat er nog open staat.

Je werk in Excel is dan niet voor niets geweest: Kantini leest dit sjabloon in één keer in, met je tijdsblokken, lichtingen en diensten.

Veelgestelde vragen