In het kort
- Voor een kantinedienst vragen we alleen een naam, zoals "Sanne (moeder Fleur)". Geen telefoonnummer, geen adres, geen account.
- Je naam is alleen zichtbaar voor wie de link van je team heeft, en voor de coördinatoren en de verenigingbeheerder van je club.
- We gebruiken geen advertenties en geen trackers van anderen. De planner zelf meet niets. Alleen voor deze website houden we bezoekersstatistieken bij, op onze eigen server, zonder cookies en met ingekorte IP-adressen.
- Start je club een nieuw seizoen, dan worden alle aanmeldingen gewist, en anders uiterlijk na 12 maanden.
- Vragen of iets laten verwijderen? Neem contact op met de coördinator van je club, of met ons via privacy@kantini.nl.
Wie is verantwoordelijk
Kantini is een dienst van Frissekom, gevestigd in Winsum, ingeschreven bij de KvK onder nummer 55835007.
De planning van de kantinediensten
Elke sportclub die Kantini gebruikt, bepaalt zelf waarvoor en hoe de planning wordt gebruikt. De club is daarom de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van ouders, vrijwilligers en coördinatoren. Wij zijn de verwerker: we bewaren en verwerken de gegevens alleen in opdracht van de club, en leggen dat vast in een verwerkersovereenkomst.
Deze website en aanmeldingen voor de pilot
Voor deze website en voor e-mails die clubs ons sturen, bijvoorbeeld om mee te doen aan de pilot, zijn wij zelf verantwoordelijk.
Welke gegevens we verwerken
Als ouder of vrijwilliger die zich aanmeldt
| Gegeven | Toelichting |
|---|---|
| Naam | Zoals je die zelf invult, bijvoorbeeld een voornaam met "moeder van" of "vader van". Vul liever geen achternaam of andere gegevens in. |
| Je dienst | Voor welke datum, tijd en welk team je bent ingepland, en of je een ruil zoekt. |
| Toestelcode | Een willekeurige code die je telefoon zelf maakt. Wij bewaren alleen een versleutelde versie (een hash). Daarmee herkennen we dat een aanmelding van jou is, zodat alleen jij die kunt wijzigen. De code zegt niets over wie je bent. |
| Logboek | Een regel als "Sanne op za 3 okt 08:30–11:30" of "Jeroen zoekt een ruil", zodat coördinatoren zien wat er veranderd is. |
| IP-adres | Kort bewaard om misbruik te voorkomen, zoals heel veel aanmeldingen achter elkaar, en in de logbestanden van de server. |
Als coördinator of verenigingbeheerder
| Gegeven | Toelichting |
|---|---|
| Naam en e-mailadres | Om je uit te nodigen en je inlogcodes te sturen. |
| Rol en teams | Welke lichtingen je mag zien en of je verenigingbeheerder bent. |
| Inloggegevens | Het moment van je laatste inlog, en tijdens je sessie je IP-adres en het type browser. Inlogcodes bewaren we alleen versleuteld. Stelt de verenigingbeheerder een wachtwoord in, dan bewaren we daarvan alleen een onomkeerbare afdruk (hash) en het moment van de laatste wijziging. |
| Wat je invoert | Diensten, vaste vrijwilligers en andere wijzigingen die je doet, voor zover die in het logboek komen. |
| Herinneringsmails | Staat er bij jouw lichting kort voor een speeldag nog iets open, dan sturen we je een mail, en op maandag een kort overzicht als er nog iets open staat. We onthouden welke herinnering al is verstuurd. Je zet het uit in de app of met de link onderaan elke mail. |
Als bezoeker van deze website of als club die contact opneemt
Deze website (kantini.nl) gebruikt geen cookies. Om te zien hoe de site wordt gebruikt, houden we bezoekersstatistieken bij met Matomo. Matomo draait op onze eigen server (analytics.frissekom.nl); de gegevens gaan niet naar anderen. We slaan geen cookies op, korten je IP-adres in voordat het wordt bewaard en maken geen profielen. We zien bijvoorbeeld welke pagina's worden bekeken, via welke website je binnenkwam, welke veelgestelde vragen worden geopend en of er op "Meld je club aan" wordt geklikt. Staat "Do Not Track" aan in je browser, dan laden we de statistieken niet eens en meten we je bezoek helemaal niet.
Het lettertype van deze website (Filson Soft) laden we via Adobe Fonts. Je browser haalt het bij Adobe op; Adobe ziet daarbij je IP-adres (nodig om het lettertype te sturen, het wordt volgens Adobe niet bewaard), welke website het lettertype laadt en welke lettertypen. Adobe gebruikt daarvoor geen cookies. Lees meer in het privacybeleid van Adobe Fonts. De planner (app.kantini.nl) gebruikt dit niet: daar komt alles van onze eigen server.
De planner zelf (app.kantini.nl), die ouders en coördinatoren gebruiken, heeft geen statistieken of trackers.
De server bewaart daarnaast technische logbestanden met onder meer je IP-adres. Stuur je ons een e-mail, dan bewaren we je naam, e-mailadres, clubnaam en wat je ons schrijft.
Waarom en op welke grond
We verwerken gegevens alleen om de kantinediensten van een club te plannen en de dienst veilig te laten werken. De grond daarvoor is het gerechtvaardigd belang van de club om het vrijwilligerswerk rond de kantine te organiseren, en ons belang om de dienst te beveiligen tegen misbruik. We vragen daarom zo weinig mogelijk: alleen wat nodig is om te weten wie wanneer achter de bar staat.
Voor de bezoekersstatistieken van deze website is de grond ons gerechtvaardigd belang om de site te verbeteren. Omdat we geen cookies gebruiken, IP-adressen inkorten en niets delen, is de inbreuk op je privacy zo klein mogelijk.
Voor e-mails van clubs is de grond het beantwoorden van je vraag en, als je meedoet, het uitvoeren van de afspraken met je club.
We gebruiken gegevens niet voor reclame, maken geen profielen en nemen geen automatische beslissingen over mensen.
Wat er op je telefoon wordt bewaard
Om de planner goed te laten werken, bewaart je browser een paar dingen op je eigen toestel:
| Wat | Waarvoor | Hoe lang |
|---|---|---|
| Toestelcode | Herkennen welke aanmeldingen van jou zijn | Tot je de websitegegevens van je browser wist |
| Je ingevulde naam | Zodat je die niet elke keer opnieuw hoeft te typen | Tot je de websitegegevens wist |
| Sessiecookie | Technisch nodig; houdt coördinatoren ingelogd | Maximaal 30 dagen voor de cookie; de inlogsessie verloopt na 12 uur inactiviteit of uiterlijk 7 dagen na inloggen. |
| Beveiligingscookie (XSRF) | Voorkomt dat een andere website namens jou iets wijzigt | Zolang de sessie loopt |
Dit zijn alleen functionele gegevens die nodig zijn voor de werking. Daarom vragen we er geen toestemming voor. Er zijn geen cookies van advertentie- of statistiekdiensten.
Wie je gegevens kan zien
- Ouders van je eigen team zien je naam bij de dienst waarvoor je bent ingepland. Ze kunnen de lijst alleen openen met de link van jullie team.
- Coördinatoren van je club zien de diensten en het logboek van de teams die aan hen gekoppeld zijn. De verenigingbeheerder ziet alle teams van de club.
- Andere clubs kunnen jouw gegevens niet zien. Elke club heeft een eigen, afgeschermde omgeving.
- Wij kunnen gegevens alleen inzien als dat nodig is voor beheer of om een probleem op te lossen, en dan alleen in opdracht van de club.
Let op: de teamlink werkt voor iedereen die hem heeft. Deel hem daarom alleen in de groep van je team. Is hij op de verkeerde plek terechtgekomen, dan kan de verenigingbeheerder een nieuwe link maken; de oude werkt dan niet meer.
Delen met anderen
We verkopen geen gegevens en delen ze niet met adverteerders. We schakelen alleen deze partijen in:
| Partij | Waarvoor | Waar |
|---|---|---|
| Hosting | De server waarop de planner, de database en de e-mail voor inlogcodes draaien | Nederland |
| Adobe Fonts | Alleen op deze website (kantini.nl), niet in de planner: het lettertype | Adobe, ook buiten de EU |
Alleen als je daar zelf voor kiest
- Agenda: met "Zet in agenda (Apple, Outlook)" maakt je telefoon zelf een agendabestand; er gaat niets naar ons of naar anderen. Met "Zet in Google Agenda" gaan de gegevens van je dienst (datum, tijd, team) naar Google.
- Delen in de groepsapp: als je een bericht deelt via WhatsApp of een andere app, gaat de tekst van dat bericht naar die app. Daar gelden de voorwaarden van die dienst.
Als de wet ons daartoe verplicht, kunnen we gegevens moeten verstrekken aan een overheidsinstantie.
Hoe lang we gegevens bewaren
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Aanmeldingen en logboek | Tot de club een nieuw seizoen start, en in elk geval niet langer dan 12 maanden na de datum van de dienst. |
| Iemand die van een dienst wordt gehaald | Direct verwijderd. In het logboek blijft een regel staan tot het nieuwe seizoen. |
| Inlogcodes | Na 10 minuten of na gebruik ongeldig. |
| Coördinatoren | Tot de verenigingbeheerder de toegang intrekt. Stopt een club met Kantini, dan verwijderen we alle gegevens van die club binnen 30 dagen. |
| Bezoekersstatistieken website | 24 maanden, daarna automatisch verwijderd |
| Serverlogbestanden | 14 dagen |
| E-mails van clubs | Zolang dat nodig is voor het contact, en daarna niet langer dan 2 jaar. |
Hoe we je gegevens beveiligen
- Alle verbindingen lopen via een beveiligde verbinding (https).
- Teamlinks zijn lang en onraadbaar, en kunnen per team worden vervangen.
- Coördinatoren loggen in met een eenmalige code per e-mail, zonder wachtwoord. De verenigingbeheerder kan zelf een wachtwoord instellen; dat bewaren we alleen als onomkeerbare afdruk (hash), nooit leesbaar. Verandert het wachtwoord, dan krijgt de beheerder een mail en worden andere apparaten uitgelogd.
- Toestelcodes en inlogcodes bewaren we alleen versleuteld.
- Elke club heeft een afgeschermde omgeving; gegevens van verschillende clubs worden nooit samen getoond.
- Pogingen tot misbruik, zoals heel veel aanmeldingen of inlogpogingen achter elkaar, worden automatisch geblokkeerd.
Gaat er toch iets mis met je gegevens (een datalek), dan melden we dat aan de betrokken club. De club beoordeelt of dit gemeld moet worden aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan de mensen om wie het gaat.
Jouw rechten
Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten verbeteren of te laten verwijderen. Je kunt ook bezwaar maken tegen het gebruik ervan, of vragen om het gebruik te beperken.
Hoe regel je dat?
Omdat je club verantwoordelijk is voor de planning, is de coördinator van je club het eerste aanspreekpunt. Die kan je bijvoorbeeld direct van een dienst halen. Je kunt ook mailen naar privacy@kantini.nl; dan sturen we je verzoek door naar je club en helpen we die om het binnen een maand af te handelen.
Klacht
Ben je niet tevreden over hoe er met je gegevens wordt omgegaan? Laat het ons of je club weten. Je hebt ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen en contact
Als de planner verandert, passen we deze verklaring aan. Bovenaan staat wanneer dat voor het laatst is gebeurd. Bij grote wijzigingen informeren we de clubs vooraf.
Vragen over privacy? Mail naar privacy@kantini.nl of schrijf naar Frissekom, Geert Reindersstraat 1A, 9951CC Winsum.